Majoitusvarauksen muuttaminen tulee eteen useammin kuin moni varausta tehdessään ajattelee: työmatka siirtyy, lapsi sairastuu tai Lapin-loman lennot vaihtuvat toiseen päivään. Majoitusvarauksen muuttamisen hinta riippuu lähes kokonaan siitä, mitä ehtoja varauksessa on ja milloin muutosta pyydetään. Tästä artikkelista näet, mitkä aikarajat ovat tyypillisiä, mistä muutosmaksut tulevat ja miten muutoksen saa tehtyä mahdollisimman edullisesti.
Hyöty on suora. Kun ymmärrät hintatyyppien erot ja oikean toimintajärjestyksen, säästät helposti 50-300 € yhden muutoksen yhteydessä etkä menetä koko ennakkomaksua turhaan.
Mikä majoitusvarauksen muuttamisessa ratkaisee hinnan
Ratkaiseva tekijä on hintatyyppi. Hotellit myyvät samaa huonetta yleensä vähintään kahdella hinnalla: joustavalla hinnalla, jonka voi muuttaa tai perua tiettyyn aikarajaan asti, sekä edullisemmalla ennakkomaksullisella hinnalla, jota ei voi perua eikä muuttaa. Hintaero on tyypillisesti 10-25 %.
Joustavassa hinnassa päivämäärien muuttaminen on käytännössä ilmaista, kunhan aikaraja ei ole umpeutunut. Ei-peruutettavassa hinnassa muutosta ei tarvitse hyväksyä lainkaan, ja jos hotelli joustaa, se tekee sen hyvää tahtoaan. Ehtojen eroista kerrotaan tarkemmin artikkelissa peruutusehdot majoitusvarauksessa.
Toinen tekijä on majoitusmuoto. Hotellivarauksen muuttaminen on yleensä helpointa. Lomamökeissä, kylpylähotellien pakettitarjouksissa ja Lapin glass igloo -kohteissa ehdot ovat selvästi tiukempia, koska kohteita on vähän ja sesonki on lyhyt.
Tyypilliset aikarajat eri majoitusmuodoissa
Suomalaisissa ketjuhotelleissa, kuten Sokos Hotelsissa, Scandicilla ja Cumuluksella, joustavan hinnan muutos- ja peruutusraja on yleensä saapumispäivänä tai 1-2 vuorokautta ennen saapumista. Tarkka kellonaika vaihtelee hinnan ja kohteen mukaan, joten se kannattaa tarkistaa omasta varausvahvistuksesta eikä yleisestä muistikuvasta.
Ryhmävarauksissa ja suurten tapahtumien aikaan raja on usein paljon aiemmin. Esimerkiksi Helsingin messujen tai suurten konserttien viikonloppuina hotellit saattavat vaatia muutokset 7-30 päivää ennen saapumista.
Mökkivuokrauksessa logiikka on erilainen. Lomarenkaan ja Nettimökin kautta varattavissa kohteissa ehdot määrää välittäjä tai omistaja, ja muutos käsitellään usein toimistomaksua vastaan. Jos muutos tehdään vasta muutamaa viikkoa ennen kesäviikkoa, se voidaan käsitellä peruutuksena, jolloin osa vuokrasta menetetään. Heinä-elokuun viikoilla omistaja ei välttämättä saa vapautuvaa viikkoa enää myytyä, mikä näkyy ehdoissa.
Lapin erikoismajoituksissa, kuten lasi-igluissa Levillä, Saariselällä ja Rovaniemellä, peruutus- ja muutosrajat voivat olla 30-60 päivää ennen saapumista. Kun yön hinta on 400-1 500 €, myöhäinen muutos on kallis virhe.
Muutosmaksut ja hinnanerot käytännössä
Erillinen muutosmaksu on hotelleissa harvinainen. Kustannus syntyy useimmiten toisesta syystä: uusien päivien hinta on eri kuin alkuperäisten. Jos marraskuun arki-illan 110 € huone siirretään joulukuun pikkujouluviikonloppuun, sama huone voi maksaa 170-200 €, ja erotus jää maksettavaksi.
Hinta voi myös laskea. Silloin moni hotelli veloittaa uuden, alemman hinnan, mutta ei-peruutettavassa varauksessa jo maksettua summaa ei yleensä palauteta.
Mökeissä ja välittäjien kautta tehdyissä varauksissa tyypillinen käsittelymaksu on muutamista kymmenistä euroista ylöspäin. Lisäksi sesonkihinnoittelu vaikuttaa samalla tavalla kuin hotelleissa: juhannusviikko maksaa enemmän kuin kesäkuun alun viikko.
Näin muutat varauksen oikeassa järjestyksessä
Ammattilainen aloittaa aina varausvahvistuksesta, ei hotellin verkkosivuilta. Vahvistukseen on kirjattu juuri sinun hintasi ehdot, ja ne voivat poiketa hotellin yleisistä ehdoista.
- Tarkista vahvistuksesta hintatyyppi ja muutoksen aikaraja kellonaikoineen.
- Selvitä, missä kanavassa varaus on tehty – muutos tehdään aina samassa kanavassa.
- Katso uusien päivien hinta ennen kuin vahvistat muutoksen.
- Tee muutos itsepalveluna tai kirjallisesti, ei pelkästään puhelimessa.
- Tallenna uusi vahvistus ja varmista, että vanha varaus on peruttu.
Kanava ratkaisee paljon. Booking.comin, Hotels.comin tai Expedian kautta tehty varaus muutetaan kyseisen palvelun omalla sivulla tai sovelluksessa. Hotelli ei aina pysty muuttamaan välittäjän kautta tullutta varausta, vaikka haluaisi. Kanavien eroista on lisää artikkelissa varaussivusto vai suora varaus.
Yleisimmät virheet varausta muutettaessa
Ensimmäinen virhe on uuden varauksen tekeminen ennen vanhan perumista. Tuloksena on kaksi päällekkäistä varausta, ja ei-peruutettavassa hinnassa molemmat veloitetaan. Toimi aina toisin päin: varmista ensin, että muutos onnistuu, ja vasta sitten peru tai korvaa vanha varaus.
Toinen virhe on aikarajan tulkinta väärin. ”Peruutus 24 tuntia ennen saapumista” lasketaan yleensä hotellin check-in-ajasta, joka Suomessa on tyypillisesti klo 14-15. Jos saavut perjantaina ja muutat varausta torstai-iltana klo 18, raja on voinut mennä jo iltapäivällä.
Kolmas virhe on suullinen sopimus. Vastaanottovirkailija voi luvata puhelimessa maksuttoman siirron, mutta jos tieto ei päädy järjestelmään, kortilta veloitetaan alkuperäinen yö. Pyydä aina kirjallinen vahvistus sähköpostiin.
Myytti: päivien siirtäminen ei ole peruutus
Yleinen oletus on, että siirto on lievempi toimenpide kuin peruutus, ja siksi sen pitäisi onnistua myös ei-peruutettavassa varauksessa. Näin ei ole. Varausjärjestelmät käsittelevät päivämäärän muutosta käytännössä vanhan varauksen perumisena ja uuden tekemisenä, joten samat ehdot koskevat molempia.
Kuluttajansuojalaki ei myöskään auta tässä. Etämyynnin 14 päivän peruuttamisoikeus ei koske majoituspalveluja, jotka on sidottu tiettyyn päivään. Majoitus ei siis ole verkkokaupan tuote, jonka voisi palauttaa.
Poikkeuksia on. Jos hotelli itse peruu tai muuttaa varausta esimerkiksi remontin takia, sinulla on oikeus saada rahat takaisin. Myös hotellin vähiten varattuina aikoina, kuten Helsingissä heinäkuun alussa, kun työmatkaliikenne on hiljaista, vastaanotto suostuu ei-peruutettavan varauksen siirtoon usein, kun asiasta kysytään kohteliaasti ja ajoissa.
Esimerkki: työmatka siirtyy viikolla
Tyypillinen tilanne: tamperelainen myyntipäällikkö on varannut kaksi yötä Oulusta keskitason hotellista hintaan 125 € yöltä joustavalla hinnalla. Asiakastapaaminen siirtyy viikolla eteenpäin. Kun muutos tehdään hyvissä ajoin hotellin omassa varausjärjestelmässä, uudet yöt maksavat 135 €, eli lisäkulu on 20 €.
Jos sama varaus olisi tehty ei-peruutettavalla hinnalla 105 €, säästö olisi ollut 40 €, mutta siirto olisi riippunut hotellin hyvästä tahdosta. Pahimmillaan menetys olisi ollut 210 €. Työmatkoilla, joiden aikataulu voi muuttua, joustava hinta on käytännössä vakuutus.
UKK
Voiko ei-peruutettavan hotellivarauksen muuttaa?
Ehtojen mukaan yleensä ei, mutta hotelli voi suostua siirtoon harkintansa mukaan. Ota yhteys suoraan hotelliin mahdollisimman aikaisin ja pyydä vastaus kirjallisena.
Kuka muuttaa Booking.comin kautta tehdyn varauksen?
Muutos tehdään Booking.comin oman varauksenhallinnan kautta. Majoituskohde hyväksyy tai hylkää muutospyynnön, ja uusi hinta määräytyy uusien päivien mukaan.
Menetänkö ennakkomaksun, jos muutan mökkivarausta?
Se riippuu vuokrasopimuksen ehdoista ja muutoksen ajankohdasta. Ajoissa tehty muutos maksaa usein vain käsittelymaksun, myöhään tehty voidaan käsitellä peruutuksena. Ennakkomaksun sitovuudesta on lisää artikkelissa ennakkomaksu ja vahvistus varauksen sitovuutena.
Muutosvara kannattaa ostaa varauksen yhteydessä
Edullisin varauksen muutos on se, johon on varauduttu jo varausta tehdessä. Jos aikataulussa on epävarmuutta, maksa 10-25 % enemmän joustavasta hinnasta ja kirjoita muutoksen aikaraja kalenteriin kellonaikoineen. Kun muutos tulee eteen, toimi samassa kanavassa, jossa varaus tehtiin, tarkista uusien päivien hinta ja vaadi aina kirjallinen vahvistus.